Píšte ako profesionál: Aké sú zásady formálnej e-mailovej komunikácie?

Pri bežnej konverzácii cez sociálne siete sa nezvykne brať ohľad na dodržiavanie pravopisu. Naopak, oslovenie budúceho zamestnávateľa, obchodného partnera či pedagóga, má jasné pravidlá. Vzbudenie dobrého dojmu záleží na dodržaní každej čiarky a odseku.

Názov e-mailovej adresy

Odporúčame vytvoriť si aspoň dva e-mailové účty. Jeden osobný a druhý pracovný. Jednotlivé kontá môžete vzájomné prepojiť. Vybavíte všetko na jednom mieste a zároveň zabezpečíte prehľadnosť.

Menej formálnu adresu využívajte na komunikáciu s blízkymi priateľmi alebo na online nakupovanie. Názov môže obsahovať číslice, prezývku, skratku mena a podobne.

Napr.: sandra123@gmail.com.

Na pracované a iné serióznejšie účely takéto pomenovanie neodporúčame. Užívateľ má byť presne identifikovateľný. Jeho e-mailová adresa by mala obsahovať celé meno a priezvisko. Slová môžu byť od seba oddelené bodkou. Pri častej komunikácie v mene spoločnosti je vhodné si vytvoriť firemný e-mail.

Napr.: Jozef.Novak@praxuj.sk

Predmet konverzácie

Stručné uvedenie, čoho sa komunikácia týka, je povinné. Dokáže zaujať na prvý pohľad a urýchliť odpoveď príjemcu. Na druhej strane, je to istota, že odoslaný e-mail sa nestratí.

Skladať by sa mal z 2-5 kľúčových slov. Vyjadriť sa môžete aj heslovito za pomoci spojovníka.

Napr.: Reklamácia tovaru – zahraný nábytok.

V prípade, že potrebujete urýchlenú spätnú väzbu, správu môžete označiť ako urgentnú. Túto možnosť je vhodné vyžívať len v nevyhnutnej situácii.

Oslovenie

Klasický pozdrav nie je postačujúci. Cieľte komunikáciu priamo. Pri oslovení využite titul príjemcu, jeho priezvisko a prívlastok pán/pani.

Napr.: Dobrý deň, pán Novák,

          Príjemný dobrý deň, pán Ing. Novák,

Pozdrav a oslovenie sa vždy píšu do samostatného riadka a oddeľujú sa čiarkou. So sprievodným textom pokračujeme v ďalšom riadku. Keďže veta nasleduje ďalej, píše sa s malým začiatočným písmenom.

Štruktúra

E-mail by mal byť stručný a prehľadný. Musí sa dať jednoducho čítať a identifikovať o čo v ňom ide. Na to sa používa klasická štruktúra - úvod, jadro a záver. Jednotlivé časti sa píšu do samostatných odsekov. Neodporúčame dlhé vety a súvetia.

Stred komunikácie by mal obsahovať podstatu. Zvyšné časti zase odôvodnenie a požadovaný výsledok so zdvorilostnými formulami.

Dôležité je správne vykanie, ktorému sa pri formálnych e-mailoch nevyhnete. V príklade „Vy“ vo všetkých pádoch sa píše veľké začiatočné písmeno. Toto pravidlo platí, aj keď komunikujete s viacerými ľuďmi. Musí to však byť obsiahnuté v oslovení.

Napr.: Vážení klienti,

          ponúkame Vám extra zľavu na vybrané produkty...

Záverečné frázy

Celý text e-mailu musí byť súvislí. Jednotlivé časti by na seba mali nadväzovať. Záverečné formálne frázy sa píšu do samostatného riadka. Nepíše sa za nimi bodka, ani čiarka.

Napr.: Tešíme sa na ďalšiu spoluprácu s Vami a ostávame s pozdravom

          S pozdravom

          S úctou

Podpis

Ak používate firemnú adresu, odporúčame v nastaveniach vložiť univerzálny podpis. Automaticky sa zobrazí pri začatí novej správy. Podpisovať sa na záver pod text potom už nie je nutné.

V opačnom prípade uveďte meno a priezvisko do posledného samostatného riadka. Nezabudnite pripojiť aj pozíciu  či funkciu, aby adresát lepšie vedel, s kým komunikuje.

Prílohy

Výrazne nezasahujú do textu. Avšak, ak prikladáte k obsahu nejaké dokumenty, mali by ste na to upozorniť v jadre.

Rovnako ako pri predmete e-mailu, prílohy majú obsahovať stručné pomenovanie. Ak posielate životopis alebo iný osobný doklad, nezabudnite uviesť meno.

Napr.: Životopis_Jozef Novotný

          Reklamačný lisť_Záhrada, s. r. o.

Pre viac užitočných tipov odporúčame prečítať si Uchádzači sú nároční: Ako uspieť pri inzerovaní práce?