Time management: Naučte sa efektívne rozhodovať o svojom čase

Riadenie nemá svoje miesto len v marketingu. Zadefinovať si ciele a priority môžete na každý deň. Osvojením si základných pravidiel, využijete svoj čas na maximum. 

Techniky time manažmentu

Výhody časového manažmentu sú naozaj pestré. Pomôžu vám nájsť si stratégiu, ktorá je pre vás najvhodnejšia pri riadení svojich povinností. Nájdete si čas na všetko čo potrebujete, naviac sa dokážete rozvíjať po kariérnej aj osobnostnej stránke. Vďaka používaniu efektívnych stratégií, budete produktívnejší a organizovanejší.

Kontrola nad svojim časom naviac znižuje riziko stresu. Pokiaľ dopredu viete, kedy čo máte urobiť, môžete si byť istý, že všetky činnosti budú hotové včas.

Nedokážete síce zabezpečiť, aby mal deň viac hodín. Ale môžete si čas rozvrhnúť tak, aby ste stihli vykonať všetko efektívne, ako keby sa vám to podarilo. Pri správnom rozvrhovaní času a sebadisciplíne vám pomôžu jednoduché metódy.

Prvým krokom k riadeniu svojho času je určenie si cieľov. Následne ich zaradíte do jedného zo štyroch stupňov dôležitosti. Činnosti sa klasifikujú od najnaliehavejších, po tie, ktoré môžu počkať.

Rozdeľovanie činností do štyroch kvartálov sa odborne nazýva Eisenhowerova metóda. Kritériom členenia je naliehavosť a dôležitosť. Vďaka tomu si viete rozvrhnúť čas tak, aby ste stihli urobiť všetko, čo potrebujete.

4 kvartály členenia času podľa Eisenhowera sú:

• 1. časový kvadrant - najnaliehavejšie a najdôležitejšie;
• 2. časový kvadrant - dôležité a menej naliehavé;
• 3. časový kvadrant - naliehavé a menej dôležité;
• 4. časový kvadrant - nenaliehavé a nedôležité.

Ak vyjdete v ústrety všetkému, čo vám niekto navrhne, niet sa čomu čudovať, že nemáte čas na seba a vlastné povinnosti. Naučte sa odmietať, ak sa nejedná o dôležité veci pre vás. Práve neočakávané návrhy či požiadavky zo svojho okolia, najčastejšie človeku bránia   dodržiavať vlastný režim.

Brian Tracy klasifikoval detailnejšie členenie, ktoré využívajú najčastejšie výkonní pracovníci či riaditelia podniku. Zadefinoval riadenie času na dennej báze, rovnako ako Eisenhower, do štyroch kategórií. Tie označuje písmenom A-E. Ak uprednostníte jednu úlohu nad druhu, pômože vám to sústrediť sa.

Členenie každodenných úloh:

• A - tie, ktoré musíte urobiť;
• B - tie, ktoré by ste mali dokončiť, pretože nesplnenie môže mať dôsledky na iné úlohy;
• C - tie, ktoré nemajú žiadne dôsledky, keď ich neurobíte;
• D - tie, ktorými môžete poveriť niekoho iného;
• E - tie, ktoré môžete vynechať.

Tip: Najdôležitejším aspektom pri klasifikácii je ignorovať všetko rušivé. I keď time manažment patrí medzi jednoduché metódy riadenia, jeho efektívnosť znižuje viacero činiteľov. Mobilný telefón, neočakávané situácie, osobné problémy či iné rušivé elementy, ktoré vás uberajú o čas.

"TO DO" list

Forma "to do" listu nie je presne daná. Môže ísť o poznámky v laptope, klasický poznámkový blok či malé lístky pripnuté na chladničke. Nie je potrebné činnosti zložito rozpisovať, postačí krátka poznámka. Dôležité je, aby ste sa v zozname vedeli zorientovať a nezabudli na nič dôležité.

Do "to do " listu môžete začleniť pracovné, osobné aj rodinné aktivity. Záleží to od vás. Rovnako ako interval, ako často si budete povinnosti vypisovať. Môže to byť na dennej, týždennej alebo pokojne aj na mesačnej báze.

Plán priorít

Skúste zo svojho "to do" listu začleniť len priority. Pri pohľade na veľké množstvo, i keď možno nenáročných úloh, stratíte odhodlanie ich všetky splniť. Preto je potrebné "recyklovať" a vybrať si len tie najpodstatnejšie. Čím sa dostávame ku kategorizácii.

Každá úloha potrebuje na svoje splnenie určitý čas. Len nie každá musí byť splnená okamžite. Začnite preto s neodkladnými zadaniami a pokúste sa ich kombinovať s príjemnejšími, čiastkovými aktivitami. Telo potrebuje priestor aj na oddych, aby ste dokázali plnohodnotne fungovať nasledujúce dni.

Pri rozdeľovaní úloh zabudnite na multitasking. Zvyčajne je síce vnímaný ako pozitívna zručnosť, ktorá nám umožňuje robiť veľa vecí naraz. Pri time manažmente je však nežiadúci. Pri vykonávaní viacerých činností naraz sa nedokážete na všetky naplno sústrediť.

Technika Pomodoro

Táto technika pomáha rozdeliť si čas tak, aby ste sa boli schopní zamerať sa len na najdôležitejšie úlohy.

Technika riadenia času Pomodoro sa skladá z týchto štyroch krokov:

• Výber úlohy, ktorú chcete dokončiť;
• Nastavenie časovača na 25 minút, nasleduje krátka prestávka (ideálne 5 minút);
• Po štyroch opakovaniach máte nárok na 20-30 minútovú prestávku.

Tip: Nebojte sa experimentovať s rôznymi technikami time managementu. Na osvojenie si novej zručnosti je potrebné dlhodobo pracovať. Naviac, nie každému vyhovuje ten istý spôsob. Ak chcete zlepšiť svoje zručnosti v oblasti riadenia času, odporúčame skúšať, čo vám najviac vyhovuje.

Metóda SMART

Jedným z viacerých spôsobov rozvrhovania času je metóda SMART, ktorá sa používa na stanovenie cieľov. Musí však ísť o výsledky, ktoré sú reálne dosiahnuteľné.

1. Specific – špecifické, jednoduché, významné

Cieľ by mal byť jasne definovaný, aby ste sa mohli sústrediť na jeho plnenie a presne vedieť, ako má vyzerať požadovaný výsledok. Potom je vysoká šanca na jeho splnenie.

Pri tvorbe je potrebné si odpovedať na päť základných „W“ otázok:

• What - čo chcem dosiahnuť?
• Who - kto je zapojený do plnenia?
• Where - kde sa nachádza?
• Why - prečo je cieľ pre mňa dôležitý?
• When -kedy chcem cieľ dosiahnuť?

2. Measureable - merateľné

Merateľné ciele sú dôležité pri sledovaní pokroku, ktorý sa vám doposiaľ podarilo zrealizovať. Aby ste však mohli vidieť výsledok, musíte ostať motivovaný rovnako ako na začiatku. Vlastná kritika vám pomôže lepšie sa sústrediť a plniť stanovené termíny včas.

Pri sebakontrole si položte tieto otázky:

• Koľko?
• Ako sa zistím, či napredujem?
• Aké sú moje výsledky pokroku?

3. Achievable – dosiahnuteľné, realistické

Každý stanovený cieľ musí byť možné splniť. Možno je na to potrebné si osvojiť nové zručnosti, ale dokázanie toho, čo ste si predsavzali nie je nemožné. Otvára sa vám tým pádom priestor na nové výzvy. Keď si určíte dosiahnuteľný cieľ, naviac sa zníži podiel stresu z neúspechu.

Odpovedzte si na tieto otázky:

• Mám predpoklady a prostriedky na dosiahnutie stanoveného cieľa? Ak, nie, ako môžem zvýšiť svoje šance na jeho splnenie?
• Kým alebo čím sa môžem inšpirovať?

4. Relevantné – relevantné, primerané

Pri rozhodovaní o plnení cieľov musíte zohľadňovať okrem iného i dostupné zdroje a čas. Myslite pritom dopredu a premyslite si každý krok, aby ste v polovici práce nezistili, že je vaše úsilie zbytočné.

Pri relevantných cieľoch by ste mali byť schopní odpovedať „áno“ na nasledujúce otázky:

• Naozaj po tom túžim?
• Je na to ten správny čas?
• Zodpovedá to mojim predpokladom?
• Som na to ten správny človek?
• Som skutočne odhodlaný splniť svoj cieľ?

5. Time - časovo ohraničené, obmedzený

Myslite na to, že každý cieľ sa musí dať splniť v presnom intervale. Časový rozvrh vám pomáha vyhnúť sa prokrastinácii alebo plneniu menej podstatných úloh. Určite si začiatok aj koniec tvorby zadania. Ak si nevymedzíte podmienky výkonu, nebudete mať snahu dôjsť až na koniec.

Pri tvorbe časového rozvrhu si odpovedzte na tieto otázky:

• Od kedy? Do kedy?
• Musím to urobiť práve teraz?
• Čo môžem urobiť neskôr?

Tip: Blokovanie času pomáha vyhnúť sa rozptýleniu a pomôže sa vám sústrediť na konkrétnu činnosť. Po vytvorení zoznamu úloh dodržujte stanovené poradie podľa dôležitosti. Vyčleňte si z mysle všetky ostatné zadania, ktoré sa na zozname nachádzajú.

Ak sa vám článok páčil, odporúčame vám prečítať si "Formálne či ležérne: Rady ako sa vhodne obliecť na prijímací pohovor"