Prečo sa hot desking stáva horúcim kandidátom na pracovisko budúcnosti?

Keď prídete ráno do práce a sadnete si za iný stôl, než za ktorým ste sedeli minulý týždeň, možno si budete musieť chvíľu zvykať na podmienky pre prácu. Čo ak ste však práve vďaka tomu zlepšili toho omnoho viac?

Hot desking je v súčasnosti kontroverznou témou, ktorá sa v niektorých kanceláriách ujíma viac a v iných menej. Nie je to tak dávno, čo bol voľný pohyb od pracovného stola nežiaducim. Mať svoje stabilné miesto zákonite znamená, že vás ostatní spolupracovníci či manažment vedia vždy nájsť. Tiež to znamená, že s istou časťou kolektívu máte lepšie väzby, pretože prichádzate do kontaktu pravidelnejšie, než s ostatnými. Ibaže v záujme downsizingu si firmy začínajú uvedomovať, že počet pracovných stolov v kanceláriách prestáva byť v priamej úmere voči množstvu zamestnancov. A že vyrovnávať tento nepomer je pravdupovediac neudržateľné. Takže ak je možné na niečom ušetriť nejaké tie firemné náklady, hot desking patrí medzi vhodné opatrenia.

Generálna rozlúčka so súkromím

Hot desking spočíva v princípe neustáleho prepúšťania pracovného stola iným členom v tíme a môže byť úplný aj kombinovaný. Kým kombinovaný uznáva simultánnu prítomnosť fixného pracoviska a alternatívnych možností, pri úplnom hot deskingu nemá žiadny zo zamestnancov daný jeden pracovný stôl či kanceláriu. Výmenou za niekdajšie súkromie dostávajú zamestnanci väčšiu slobodu v pohybe na pracovisku. S možnosťou fungovať z ktorejkľovek časti kancelárie si zároveň budujú nové väzby v kolektíve.

Tento zdanlivo triviálny fakt pritom môže výrazne zmeniť výkonnosť, a to najmä tým, že pri zmenách pracovísk sa ocitajú zamestnanci vždy na odlišnej strane officu a sú inak vystavení dennému svetlu. K efektivite práce však prispieva aj to, že anonymne pôsobiace pracovné stoly nepôsobia pri plnení úloh rozptyľujúco.

Zamestnanci sa tak pri hot deskingu môžu koncentrovať lepšie na prácu. Negatívom hot deskingu je súčasne to, že pre výkon práce treba zakaždým prenášať všetky pracovné nástroje na iné miesto a rovnako vznikajú v kanceláriách nepredvídateľné situácie či kolízie zamestnancov, ktorí v rámci týždňových porád a stretnutí s klientmi môžu obsadiť stôl aj neohlásene. 

Rezervácia stola cez intranet

Miestenka na pracovný stôl sa sprvu môže javiť ako nezmysel, v skutočnosti však existujú desiatky dostupných online softvérov, ktorých jediným účelom je efektívne riadenie správy pracoviska. Kým slovenské firmy testujú hot desking opatrne a prostredníctvom poradovníkov na jednotlivé pracoviská, rezervačné systémy ako Skedda či Envoy majú jediný účel - poskytnúť booking pracovných stolov všetkým zamestnancom tak, aby každý z nich presne vedel, ktorý stôl smie počas týždňa či dokonca mesiaca využívať.

S kapacitou voľných stolov tak napokon môžu počítať aj personalisti či office manažéri, koordinujúci prítomnosť remote pracovníkov, respektíve takzvaných coffee badgerov. Takáto online správa pracovných stolov má napokon zmysel aj v rámci odhadovania reálnych nákladov na obstaranie ďalších súčasti podnikového inventára, keďže rezervácie dokážu odhaliť, či je počet miest na sedenie dostačujúci, alebo je potrebné navýšiť ho v blízkej budúcnosti. 

Pracovníci v neustálom mixe

Prečo sa zamestnávatelia uchyľujú k hot deskingu? Nebolo by napokon lepšie zostať za jedným a tým istým stolom? Áno aj nie. Pokiaľ patríte k tej časti zamestnancov, ktorí vo firme zotrvajú celé roky a vytvorili si vo firme silné priateľstvá, našli priestor na realizáciu a za tých niekoľko mesiacov ste si stihli zútulniť svoj pracovný stôl tak, aby ste sa za ním cítili pohodlne, v takom prípade sú vlastný hrnček, kalendár, fotky a množstvo osobných vecí v zásuvkách pochopiteľné.

Ak však preferujete dynamický spôsob zamestnávania, prípadne sa vo firme nachádzate len určitú časť týždňa, je ekonomicky výhodnejšie využívať menšie kancelárske priestory a striedať zamestnancov pri stoloch. Týmto štýlom sa - podobne ako to býva pri lavicovom systéme na školách - zvyšuje úspešnosť pri kolaborácii s rôznymi členmi tímu a zamestnanci majú možnosť venovať sa práci z ktorejkoľvek časti officu. Využívaním rezervačných systémov či vedením agendy môžu dokonca vznikať akési pracovné skupiny, ktoré sa dajú po niekoľkých mesiacoch prestriedať a nakombinovať tak, aby ste v záujme vyrovnania vzťahov na pracovisku a zlepšovania inklúzie a diverzity dosiahli lepšiu dynamiku medzi zamestnancami a manažérmi. Hot desking je teda jednou z foriem pracovísk, ktoré riešia zásadné výzvy zamestnávateľov. Vrátane downsizingu.