Inbox Zero: Osvojte si taktiku, ktorá zabráni tomu, aby workflow ohrozovali e-maily

Inboxy pracovných e-mailov nesú so sebou stigmu spomaľovačov produktivity. Komunikácia prostredníctvom nich je pritom súčasťou našej zamestnaneckej agendy. Je načase zabrániť tomu, aby sa z vášho firemného e-mailu stal postrach pracovného výkonu. 

Pondelky bývajú najkritickejšie. Ráno prídete do práce, skontrolujete nové e-maily, tie z predchádzajúceho týždňa a počkáte, čo pribudne, až sa k nim vrátite po firemnom mítingu. Microsoft v nedávnom priskume zverejnil údaje, ktoré vykreslili túto realitu pracovného týždňa. Podľa štatistík strávime v priemere až dva dni v týždni odbavovaním správ, ich písaním a organizáciou mítingov či zoom callov. Lenže s e-mailmi to nie je také čiernobiele. Nie všetky majú totižto rovnakú prioritu. Manažment v mailboxe môže prospieť produktivite aj napriek tomu, že sú to práve e-maily, na ktorých stojí a padá všetká práca. Práve v tom spočíva metóda Inbox Zero.

Čísla rastú a s nimi aj pracovné povinnosti 

Pracovná kultúra a procesy vo firmách sa od pandémie menia neustále. Nielen e-mily, ale takisto chaty a bleskové videoporady prispievajú k tomu, že firemný ekosystém je prispôsobený čoraz viac tomu, aby si zamestnávatelia dokázali poradiť aj s podmienkami hybridného modelu práce.

To sa nevyhnutne prejavuje aj na množstve e-mailov, ktoré v priemere prichádzajú do našich mailových schránok. Štúdia agentúry McKinsey & Company uvádza, že v rokoch 2022 - 2023 sme strávili približne 28% každého pracovného dňa vybavovaním e-mailovej komunikácie. Čo však štúdia nedodáva, je fakt, že túto komunikáciu si obvykle zaviňujeme vlastným pričinením.

Pracovné povinnosti si totižto vyždujú koordináciu, odovzdávanie a delegovanie zadaní kolegom. A aj spôsob, akým e-maily píšeme, vplýva na produktivitu vnútri firemných ekosystémov. Zjednodušene povedané, každý nový e-mail predstavuje novú úlohu a tá zaberá určitý čas. Nezanedbateľný. Podľa dátového výskumu Atlassian nám trvá v priemere až 16 minút, kým sa z vybavených e-mailov dokážeme plne sústrediť na výkon pracovných úloh, ktoré nespočívajú v komunikácii s ostatnými členmi pracovného kolektívu. 

Nenápadná príčina modrých pondelkov

Pretože mailboxy sú zmesou feedbackov, nových pracovných zadaní, reportingov, notifikácií, oznámení a často sa k nim pridržujú ešte komunitné chaty, vyžadujú si našu neustálu pozornosť. Atlassian na základe dát vyhodnotil, že denne skontrolujeme mailbox približne 36 krát.

Podľa inej štúdie, uskutočnenej spoločnosťou AOL, sme vlani kontrolovali e-mail približne jedenásťkrát za hodinu. Od správ sme mali problém oddýchnuť si aj počas dovolenky. Nechuť do ich otvárania vedie dokonca k overloadu, teda preťaženiu a následnej strate výkonnosti. E-mail sa tak stáva sprievodnou príčinou vyhorenia. A keďže sme v roku 2023, takmer všetka pracovná agenda je sústredená práve do firemných e-mailov. Práve v nich sa skrývajú príčiny nervozity, konfliktov a pondelkových blues. 

To dobré a desivé na firemných e-mailoch 

Organizácia e-mailov závisí od prístupu každého z pracovníkov. Ani tento skill nie je zanedbateľný. Správne zaobchádzanie s mailboxom rozhoduje nielen o produktivite, ale aj o spoľahlivosti zamestnancov. S metódou efektívneho riadenia e-mailov Inbox Zero prišiel ešte v roku 2007 Merlin Mann. Metódu efektívneho spracovania e-mailov si však napokon osvojilo mnoho mentorov aj firiem, ktoré sa inšpirovali postupom zodpovedného riadenia mailboxu.

Zlatým pravidlom metódy je, že všetky správy by mali byť vybavené čo najskôr po otvorení. Nemenej dôležitými, avšak často menej zmieňovanými sú aj taktiky ako redukcia posielania správ so skrytými kópiami pre adresátov či reagovanie na všetky e-maily. Čísla v mailboxe sa v prvom rade netreba desiť. Väčšina e-mailov je totiž výsledkom pracovných aktivít iných kolegov či obchodných partnerov a klientov. Ak ich však v jednej správe označite priveľa, musíte sa pripraviť na to, že namiesto jednej spätnej reakcie ich môže prísť niekoľko naraz a celý proces komunikácie či riešenia problému sa tým skomplikuje. Mať odbavené všetky e-maily je malým víťazstvom. Zriadený aj profesionálny účet na LinkedIne či Glassdoore však dokáže prekvapiť nevyžiadanou poštou. Ak chcete mať v e-mailovej schránke poriadok, upravte si z času na čas nastavenie notifikácií a zasielania newslettrov. Nie všetky sú totižto rovnako hodnotné a často môžu umelo navýšiť stres z novej, či nevybavneej pošty.