Pomodoro nie je len na špagety, takto s ním môžete naložiť aj v zamestnaní

Ak máte pocit, že pomodoro znamená v taliančine paradajka, máte pravdu. A presne od paradajky je odvodený aj názov tejto techniky riadenia úloh. Na efektívny time management vám môže postačiť len tá správna paradajka.

Metóda Pomodoro je technika riadenia času, ktorá vám pomáha zvýšiť svoju produktivitu a sústredenie. Zdroje uvádzajú, že vznikla na konci 80. rokov, keď študent Francesco Cirillo použil kuchynský časovač v tvare paradajky (pomodoro po taliansky) na meranie svojich študijných intervalov. Presnejšie povedané, v čase, keď sa Cirillo pripravoval na záverečné skúšky na obchodnej univerzite. Z jednoduchého pokusu sa napokon v prospech Francesca vykľula efektívna metóda time managementu. Krátko potom, čo absolvoval skúšky, začal Francesco o svojej metóde prednášať a rozprávať. Z prvopočiatočného experimentu s kuchynskými minútkami sa napokon stala podnikateľská príležitosť. Cirillo tak začal rozvíjať koncept Pomodoro do nových foriem, rýchlejších, spoľahlivejších, otestovaných. Vydal niekoľko kníh a vyvinul monitorovacie softvéry pre lepšie riadenie pracovného času. A dôvod, prečo Pomodoro vzniklo? Francescovi sa v skutočnosti ťažko sústreďovalo na učenie a neustále venoval pozornosť niečomu inému. 

Zrodil sa power skill 

Princíp Pomodoro nebol na začiatku zrejmý. Cirillo experimentoval s tým, koľko cyklov by Pomodoro mať malo a ako niekoľkorát uviedol vo svojich knihách, trvalo mu, kým svoj proces zdokonalil natoľko, aby s ním bol nielen spokojný, ale mohol tvrdiť, že opakovane funguje.

Následne svoje presvedčenie overil v praxi a na vzorke 1000 rôznych subjektov, vrátane zamestnancov, manažérov aj študentov, zisťoval, ako dlho sa dokážeme sústrediť na jednu činnosť a súvislo na nej pracovať. Ak teda máte problém s time managementom a členením harmonogramu či workloadu, Pomodoro môže byť efektívnou pomôckou. Táto technika spočíva v tom, že si rozdelíte svoju prácu na bloky trvajúce 25 minút, po ktorých si dáte 5-minútovú prestávku.

Po štyroch takýchto blokoch si dáte dlhšiu prestávku, napríklad 15 až 30 minút. Týmto spôsobom si udržujete svoju pozornosť a zároveň si doprajete potrebné oddychy. Metóda pomodoro funguje na princípe, že časté prestávky zlepšujú duševnú činnosť a pomáhajú vstrebávať nové informácie. Pomáha tiež eliminovať rušivé vplyvy a zamerať sa na jednu úlohu naraz.

Od paradajky k softvéru

Je jasné, že Cirillo nesiahol po minútkach v kuchyni len tak pre nič za nič. Chcel vedieť, že časový blok, ktorý si stanovil na dokončenie úlohy, nebude musieť sledovať a zároveň jasne rozlíšiť, kedy ubehla stanovená dĺžka fázy činnosti a ako dlho bude trvať fáza oddychu. Minútky mu v tomto prípade poslúžili ako stopky. Na používanie tejto techniky potrebujete len časovač, papier a pero.

V dnešnej dobe si však hravo poradíte aj s aplikáciou, ktorá je zdarma dostupná aj online. Pred začatím práce si naplánujete svoje úlohy a určíte ich prioritu. Vždy si určujte len jednu prioritu na fázu. Naučte sa rozlišovať priority od ostatných úloh, ktoré síce musia byť takisto splnené, no majú vo vašom rebríčku iné preferencie, prípadne nie sú tak náročné, aby ste sa k nim nevrátili neskôr. Potom si nastavíte časovač na 25 minút a pracujete na jednej úlohe, kým nezazvoní. Zaznačte si ukončenie fázy a spravte si krátku, presne 5-minútovú prestávku. Po štyroch značkách si dáte dlhšiu prestávku a potom pokračujete v cykle.

Cesta k úspechu? 

Metóda Pomodoro má v praxi mnoho výhod. Nespočetné množstvo výhod priniesla aj jeho vynálezcovi, ktorý dnes vďaka svojej niekdajšej nesústredenosti pri štúdiu podniká v oblasti softvérového inžinierstva. Prečo však dokázali minútky posunúť Cirilla až tak ďaleko? Môže za to fakt, že tak, ako počas noci, tak aj v našej dennej aktivite prechádza mozog niekoľkými rozličnými fázami. Tomuto, takzvanému ultradiannému cyklu mozgu podlieha aj naša pozornosť.

Pomodoro nám pomáha využívať maximum času, počas ktorého sme schopní sa koncentorvať na jednu úlohu a tým súčasne prospieva našej produktivite. Cirillo pri zdokonaľovaní svojho softvéru myslel na to, aby bolo možné zvýšiť aj efektivitu práce. Členením pracovného času na menšie časti a rovnomerným začleňovaním prestávok sa tento zámer darí dosiahnuť, pretože Pomodoro umožňuje dokončiť viac úloh v kratšom čase. Znižuje sa tým takisto únava a klesá stres, keďže si počas práce uveodmujeme, že sme reálne pánmi svojho času. Čo v konečnom dôsledku prospieva aj tomu, aby sme nestrácali motiváciu a sebadôveru, pretože vám dáva pocit úspechu a kontroly nad vašou prácou. Vďaka tomuto všetkému sa Cirillo dostal od jednej paradajky k celkom novej obchodnej príležitosti. Ak teda nabudúce budete experimentovať so svojím fondom pracovného času, skúste Pomodoro, alebo si vytvorte vlastnú metódu. Ktovie, možno bude ešte efektívnejšia ako tá od Cirilla.