Pracovné porady nepohlcujú len produktívny čas, ale aj náklady firmy. Dá sa s tým niečo robiť?

Od roku 2020 vzrástol čas strávený na poradách. Nielen v súvislosti so syndrómom modrého pondelka sa teraz vedú diskusie o tom, či sú firemné mítingy prospešné a aká je ich skutočná cena. 

Pracovné porady na začiatku týždňa sú vo väčšine firiem nevyhnutnosťou. Avšak čas strávený na nich možno prepočítavať nielen v človekohodinách, ale aj tisíckach či dokonca miliónoch eur. Žiaľ, reč je o nákladoch, ktoré stoja firmu nemalé investície a stratené príležitosti. Obzvlášť výrazným problémom sú neefektívne mítingy či rokovania, ktoré trvajú dlho a zabraňujú zamestnancom, aby sa venovali pracovným činnostiam, ktoré sa od nich vyžadujú. Negatívny dopad neefektívnych porád sa následne prejavuje aj vo väčšej chybovosti, nesústredenosti a odkladaní zamestnaneckých úloh či predlžovaniu deadlinov. Efektivita porád však závisí od všetkých zúčastnených pracovníkov.

Fokus na nepozorných zamestnancov 

Podobne, ako sa dnešní zamestnanci snažia vysporiadať so stresmi z mailovej komunikácie, takisto aj otrávenie či nervozita z porád nabúravajú ich produktivitu. Microsoft v priebehu prvého kvartálu roka 2023 uskutočnil prieskum na celosvetovej vzorke 31 000 pracovníkov z rozličných odvetví. Z výsledkov prieskumu vyplynulo, že najväčšími faktormi, ktoré vplývajú na firemnú produktivitu, sú neefektívne mítingy a ich zvýšená frekvencia. 

Nielen Microsoft, ale aj ďalšie softvérové spoločnosti sa preto začali zaoberať tým, čo spôsobuje, že zamestnanci časom strácajú energiu do práce. Podľa výskumu spoločnosti Axios trávime v priemere až 57% času komunikáciou prostredníctvom chatov, online meetingov či vybavovaním e-mailov. Navyše, neefektívne či monotónne koordinovanie porád vedie k demotivácii a v závislosti od toho, ktorú pozíciu zamestnanci zastávajú vo firme, sa ich oslabenie odráža aj na podnikovej ekonomiky, konkrétne do ceny za prácu a hodinovej mzdy.

Z manažérskej stoličky je to iné 

Signály toho, že porady nie sú efektívne a bývajú preceňované, sa objavovali ešte pred pandémiou. Magazín Harvard Business Review odhalil, že až 71% opýtaných manažérov na seniorskej pozícii považovalo porady za neefektívne ešte v roku 2017. 

S obdobím rokov, počas ktorých bola diaľková komunikácia jediným východiskom k dosiahnutiu firemných cieľov, sa dôležitosť porád iba zvyšovala. Microsoft vo svojej oficiálnej správe uviedol, že porady prostredníctvom softvérových aplikácii ako Teams vzrástli od roku 2020 do mája 2023 o 192%. V prípade Zoomu to bolo dokonca až o 300% viac času stráveného na online poradách.

Straty vo firemnom rozpočte 

Čo by sa však stalo, keby mítingy v práci neexistovali, alebo sa prinajmenšom zredukovali na nevyhnutné minimum? Kanadská softvérová spoločnosť Shopify pristúpila k plneniu firemných ROI tak, že mítingy zrušila formou meeting-free Wednesdays. Niekdajšiu porady následne nahradila priamou komunikáciou medzi zamestnancami.

Náhradou za kolektívne porady sa tak stali individuálne konverzácie a koordinácia projektov prostredníctvom interných online nástrojov, akými sú Slack či Monday. Len pre úplnosť, adikálne znižovanie hodín strávených na poradách sa v prípade Shopify prejavilo na vyškrtnutí viac ako 76 500 hodín v priebehu jedného roka, čo by malo zvýšiť produktívny čas na každého zamestnanca o 25%. Napriek tomu, že Shopify tento režim zatiaľ len testuje, na túto iniciatívu už reagovali viaceré spoločnosti, vrátane Mety, ktoré vnímajú skryté výdavky neefektívnych a častých porád za rizikové faktory vplývajúce na životaschopnosť podniku.